首先，当客户告诉我们要办一场活动时（或者企业自办活动时，老闆告诉活动举办人），我们会知道下列讯息：活动性质、时间、规模人数、预算：
1. 依照人数规模（多少人或多少坪场地）向饭店或会议中心询问可否订位，通常会从地点比较方便的几家开始询 问，如果没有适合场地，才会去询问其他地点，通常比较热门的场地常常会先被预约，我们就只能排在waiting list，所以还会另外订1-2家适合的场地作为备案。(所谓的waiting是指有人先订了，但是没有付钱，所以还有很大的机会排到)，我们需要知道下 列讯息：
a) 有哪几间符合人数规模的场地可供预定或是waiting，各是几坪，场地费一个时段多少钱（通常是早上、下午或晚上叁个时段)。场地容纳人数会依活动性质而不同，如果是记者会，通常摆4-6人圆桌，容纳的人比较少、如果是研讨会，摆教室型(即长条桌加椅子)，容纳的人数较多，若是演讲，摆听讲型，仅摆讲台和椅子，可容纳最多人
b) 提前进场布置需要加多少钱，很重要！（因为有时候如果场地布置比较费工，下午的活动可能早上8点场佈公司就要进场；早上活动前一晚要进场），通常饭店会打六折或更低
c) 其他设备是否加钱，加多少：投影机、投影幕、麦克风、扩大机及音响设备、拉电线(多少瓦)、舞台板、若是国外来宾演讲，场地有无即时口译设备
d) 餐点场地是否提供，还是需要外叫、如何计价
e) 场地平面图
2. 当客户口头上表示偏好后，我们会和饭店还有场佈公司约时间去实际看场地，以免平面图的感觉和现场不同
a) 场地形状是否适合举办活动，或场地该如何布置
b) 场地挑高：有些活动需要特别高的场地
c) 舞台是否由场地提供，还是需要由外面场佈公司提供，提供的舞台多大多高，舞台摆在那边
d) 投影幕摆在那边，可否移动，投影机是固定式的吗？还是摆在桌子上？
e) 灯光在什么位置，数量是否符合活动所需，还是由场佈公司外加灯(那就必须拉电线，通常场地方会再另收一笔费用）
f) 菜单内容，饭店通常一人份至少要300-400元，若非用餐时间，可只点实际人数的3/4份就好
g) 是否提供免费的停车卷(通常饭店自有停车场会提供数量不等的停车卷)，若无停车场，附近最近的停车场在哪？
h) 接待桌位置、提供几个接待牌(从门口指引至活动场地)
3. 特殊需求：有些活动需要进车子或乐器，所以可能需选在户外开放场地，或者是一楼，这就要费功夫寻找…
